Bedankt dat je meedoet als vrijwilliger. Deze handleiding legt uit hoe het tracking-systeem werkt en wat jouw rol is. Lees het door, neem het mee op de dag, en stel vragen waar nodig.
01Wie staat er op de baan, en wanneer?
53 deelnemers verspreid over de 20 uur. Dit is wat je kan verwachten:
Vr 20:00 – Za 05:0016 deelnemers die mikken op 20 rondes. Hele nacht door. Meeste verzorging nodig.
Za 06:00 – 08:0017 → 25 mensen. Eerste vroege starters komen erbij.
Za 09:00 – 12:00Groeit door naar ≈44 mensen.
Za 13:00 – 15:0046 → 53 mensen. Drukste fase, finale opbouw.
Za 15:00Laatste start. Alle 53 gaan samen door de poort voor de 20e ronde.
Za ±16:00Finish. Iedereen samen terug. Om 16:00 is niemand meer op de baan.
📊 Goed om te wetenDe 16 deelnemers die vrijdagavond starten lopen de hele nacht door en hebben de meeste verzorging nodig (vooral 02:00–07:00, de zwaarste mentale fase). De late instromers vanaf 13:00 brengen energie en publiek mee voor de finale.
02Het systeem in het kort
DVR werkt met een simpel fles-systeem. Iedere deelnemer krijgt bij aanmelding een DVR-bidon met zijn naam erop. Vóór de start zet iedereen zijn fles op de plek met zijn naam op de tafel achter de startboog. Na de ronde pakt iedereen zijn fles van de tafel als hij door de poort komt.
Een lege plek op de tafel = die persoon is nog op de baan, óf gestopt. Zo weten we op elk moment wie er buiten is, zonder dat iemand met een klembord hoeft te tellen.
03De baan. Voor jouw oriëntatie
Eén lus van 5 km vanaf CFL. Gemarkeerd met lint en bordjes. Het GPX-bestand wordt vooraf gedeeld in de WhatsApp-groep. Als Hekkensluiter ken je deze route uit je hoofd.
Start & finish · CrossFit Leiden04De drie rollen
ROL 01
Lead Vrijwilliger
Eén persoon per dagdeel. Eindverantwoordelijk voor wie er is en wie er nog buiten loopt.
- Beheert de masterlijst.
- Doet de briefing bij aanmelding.
- Vinkt deelnemers af bij aan- en afmelding.
- Controleert vóór elke start: alle flessen op tafel?
- Beslist bij twijfel: "is deze persoon nog op de baan?"
ROL 02
Hekkensluiter
Op de fiets, achter de groep aan tijdens de ronde. Vooral 's nachts en vroeg in de ochtend.
- Actief 02:00 – 08:00.
- Zorgt dat niemand alleen op de baan is.
- Telefoon mee. Contact met Lead en de WhatsApp-groep.
- Kan gebeld worden om iemand op te halen.
ROL 03
Verzorging
Binnen in de gym. De gastheer of gastvrouw voor de deelnemers.
- Warmt soep op, zet koffie en thee, vult water bij.
- Helpt actief: pakt iets uit hun tas, geeft een handdoek.
- Zorgt dat deelnemers direct kunnen gaan zitten.
- Stimuleert deelnemers om elkáár ook te helpen.
05Hoe de tafel werkt
Layout
- Lange tafel achter de startboog/poort, breed genoeg dat 50+ mensen er soepel langs kunnen.
- Plekken met de namen van deelnemers (tape op tafel): 53 plakkers.
- Vrijwilliger staat achter de tafel, niet ervoor. Anders blokkeer je de doorgang.
Wat de tafel je vertelt
- Tafel vol, vlak na start: iedereen is vertrokken. Alles oké.
- Tafel loopt leeg na 40–55 min: runners komen binnen. Normaal verloop.
- Fles ligt er nog na T+60: actie: check masterlijst. Afgemeld of vermist?
- Lege plek bij volgende start: persoon doet niet mee aan deze ronde. Automatisch DNF.
⚠️ Geen rondes overslaanJe doet mee of je stopt. Niets daartussen
- Wie niet bij de start staat → automatisch DNF, einde event voor die persoon.
- Wie zich niet 30 min vooraf heeft aangemeld → mag niet starten in die ronde.
- Communiceer dit helder bij aanmelding en herhaal bij elke briefing.
06Timeline per ronde
T −30 minLate aankomers melden zich aan bij Lead Vrijwilliger (eenmalig per deelnemer).
T −5 minLead checkt: alle flessen op tafel? Lege plekken = die deelnemer doet niet mee aan deze ronde.
T −3 minDeelnemers verzamelen bij de startboog met fles in de hand.
T −1 minLead doet visuele check: heeft iedereen een fles?
T = 0Start. Deelnemers lopen door poort, fles op tafel, baan op.
T +5 minTafel-check: welke nummers staan nog op tafel? Die deden niet mee. Doorgeven aan Lead.
T +40–55Runners komen terug. Pakken fles van tafel, lopen door poort naar binnen. Verzorging staat klaar.
T +55Volgende ronde begint over 5 min. Fluit of bel.
T +57Verzamelen bij de startboog.
T +60Volgende start. Begin opnieuw bij stap 1.
07Protocol. Aanmelden
Voor de Lead Vrijwilliger. Eenmalig per deelnemer, voordat hun eerste ronde start.
- Vraag de naam en zoek deelnemer op de masterlijst.
- Vink "Aangemeld" aan met tijd.
- Noteer welke ronde hun eerste is (bijv. vrijdag 22:00 = ronde 3).
- Geef de DVR-fles met hun naam erop.
- Geef de briefing (30 seconden, zie hieronder).
- Wijs de tafel aan en hun plek erop.
📋 De briefing: 30 seconden- Fles altijd in de hand als je door de poort gaat. Start én finish.
- Bij start: fles op de tafel op de plek met jouw naam.
- Bij finish: fles van de tafel pakken, dan naar binnen.
- Een ronde overslaan = je bent klaar. Geen pauze-rondes.
- Stop je? Meld het bij mij. Anders gaan we je zoeken.
- Laatste ronde start 15:00, samen terug rond 16:00: dan finishen we als één groep.
08Protocol. Afmelden (DNF)
Een deelnemer kan op drie manieren "uit" gaan:
Hoe iemand DNF gaat
- Vrijwillige afmelding: deelnemer komt naar de Lead en zegt "ik stop".
- Auto-DNF te laat: staat niet bij de start, of komt te laat binnen voor de volgende.
- Auto-DNF overgeslagen: kiest ervoor niet aan een ronde mee te doen.
Procedure
- Vraag (of constateer) naam.
- Streep door op de masterlijst met tijd en laatste voltooide ronde.
- Bij vrijwillige afmelding: deelnemer neemt fles mee. Die is van hem.
- Bij auto-DNF: ga naar de persoon toe, bevestig dat ze klaar zijn, geef de fles.
- Bedank en feliciteer. Iedereen die meedoet is een winnaar.
09Wanneer slaan we alarm?
🚨 Procedure bij vermissingTrigger: fles ligt nog op tafel na T+60 (= 1 uur na start van die ronde), en deelnemer is niet afgemeld op de masterlijst.
- Check fysiek of de persoon ergens in de gym, kleedkamer of auto is. Vraag rond.
- Bel of WhatsApp de deelnemer.
- Bel de noodcontactpersoon op de masterlijst.
- Bel de Hekkensluiter of stuur een vrijwilliger de baan op om te zoeken.
- Bel 112 bij geen contact binnen 30 minuten.
10De masterlijst
Eén A3 of klembord met deelnemerslijst. Kolommen:
- Naam
- Geplande starttijd (= eerste ronde)
- Aangemeld ✓ + tijd
- Afgemeld ✓ + ronde + tijd
- Reden DNF (vrijwillig / te laat / overgeslagen)
Dit is je single source of truth. Geen ronde-voor-ronde bijhouden, alleen aanmelding en afmelding. De tafel doet de rest.
11Verzorging. Wat heb je te doen?
De verzorgings-vrijwilligers maken het verschil tussen "binnenkomen en wachten op de volgende ronde" en "binnenkomen, even verzorgd worden, en sterker weer naar buiten gaan".
Eten & drinken
- Soep opwarmen in monotron of pan. Kippennoodles, tomaat met rijst, bouillon. Altijd warme soep beschikbaar, vooral 's nachts.
- Koffie & thee de hele dag. Geef advies om cafeïne strategisch te timen (03:00–06:00).
- Water bijvullen, electrolyten-drank klaarzetten.
- Fruit, krentenbollen, yoghurt, rozijnen, dadels overzichtelijk uitstallen.
Actief helpen
- Vraag wat iemand nodig heeft. Pak het uit hun tas. Maak hun soep warm. Geef een handdoek.
- Stimuleer deelnemers om elkáár te helpen. "Hé, pak je even die bidon voor je buurman?"
- Niet opdringen: soms wil iemand even alleen zijn. Aanwezig ≠ aandacht eisen.
- Houd het schoon: vuile bekers weg, tafels nat afnemen, lege verpakkingen weg.
12Voorraad. Back-up, geen overvloed
💡 Communiceer dit bij aanmelding"Wij vangen op als jouw eigen voorraad opraakt. Niet andersom." Als de voorraad krap wordt: stuur een seintje in de WhatsApp-groep dat mensen hun eigen eten erbij moeten pakken.
Strategische inzet van cafeïne & suiker
20:00 – 02:00Avond / begin nacht. Water, thee, electrolyt-mix, verse soep. Geen koffie pushen.
02:00 – 04:00Diepe nacht. Bouillon, soep, eventueel eerste koffie voor wie wakker moet blijven.
03:00 – 06:00Mentale dip. Koffie wordt actief aangeboden. Nocco beschikbaar voor wie het echt nodig heeft.
04:00 – 07:00Vroege ochtend. Coca-Cola wordt interessant. Suiker + bubbels + cafeïne, voor wie zoete gels en bouillon zat is.
💧 Electrolyt-poeder
- 3 bussen Optimum Nutrition, ~99 doses. Beperkt, niet onuitputtelijk.
- Strategie: zet één kan electrolyt-water klaar (volgens verpakking), naast een kan gewoon water. Mensen kiezen zelf.
- Bij vraag om losse zakjes: vraag eerst of ze eigen mix bij zich hebben: wij vullen aan, niet vervangen.
- Raakt het op: terug naar 1 schepje per 1L (in plaats van 500ml), of seintje in WhatsApp.
🥫 Soep-voorraad
- Verse soep + blik = 10 L totaal. Voor 53 deelnemers × 20 uur is dat redelijk, niet onbeperkt.
- Verse soep sparen voor avond + ochtend (eetlust er nog).
- Blik & bouillon in de diepe nacht.
- Bouillonblokjes: 128 stuks, onuitputtelijk. Kokend water + serveren.
- Wissel smaken af elke 2–3 uur.
⚡ FitAid & Nocco. Uitdelen met beleid- FitAid: kan de hele dag door, mild qua cafeïne. Goed na zware rondes.
- Nocco: 180mg cafeïne = stevig. Bewaar voor 03:00–06:00. Niet uitdelen aan iedereen vanaf 20:00.
- Vraag om Nocco vóór middernacht? Vraag of ze het echt nodig hebben. Te vroeg = geen boost als het ertoe doet.
- Niet aanbieden tijdens een ronde (koolzuur op de baan = misselijkheid).
13Veelgestelde situaties
Iemand komt te laat aan en mist z'n eerste ronde
Ze stappen in bij de eerstvolgende ronde. Vink ze aan met de nieuwe starttijd. Geen probleem zolang ze nog niet aan een ronde zijn begonnen.
Iemand pakt per ongeluk de verkeerde fles
Plekken met namen voorkomen dit meestal. Anders: gewoon ruilen voor de volgende ronde. Niet stressen.
Fles ligt op tafel, maar persoon staat bij de startboog
Ze zijn vergeten hun fles te pakken. Stuur ze even terug. Voor de start oké; ná de start = je doet niet mee aan deze ronde.
Iemand wil pauze nemen en later weer instappen
Niet mogelijk. Het format kent geen pauze-rondes. Óf je stopt en meldt je af, óf je doet de volgende ronde gewoon mee. Als je niet aan de start staat als het hele uur slaat, ben je officieel klaar.
Iemand stopt zonder zich af te melden
Voorkomen door bij elke briefing de afmeld-regel te herhalen. Toch gebeurd? Bel ze, check thuis, check parkeerplaats. Pas alarm slaan als alle andere opties uitgesloten zijn.
Iemand komt binnen en is helemaal stuk
Verzorging in actie: stoel, warme soep of zoete thee, vraag of ze nog kunnen doorgaan. Bel een coach erbij als ze er slecht aan toe zijn. Forceren is nooit de oplossing. Iemand die mág stoppen voelt zich meestal beter dan iemand die zich opjaagt.
Iemand vraagt koffie 's avonds laat
Geef het, maar vermeld: "Het beste moment voor cafeïne is tussen 03:00 en 06:00, in de zwaarste dip. Te vroeg drinken en je hebt geen boost meer als het ertoe doet." Laat de keuze aan de deelnemer.
14Contact tijdens het event
Alles loopt via de DVR WhatsApp-groep. Iedereen zit erin: deelnemers, vrijwilligers en organisatie. Voor urgente zaken: tag de juiste persoon.
- Lead Vrijwilliger op shift: eerste aanspreekpunt voor alles op de dag. Zie shiftrooster.
- Hekkensluiter actief: voor zaken op de baan, vooral 's nachts. Zie shiftrooster.
- Saskia · general manager: altijd bereikbaar. Ook in te schakelen voor eerste hulp.
- Jeroen: bereikbaar via de WhatsApp-groep, maar doet zelf ook mee. Voor urgente zaken: bel eerst Saskia.
- Algemene CFL nood: zie noodprocedures op het prikbord.
- 112: bij medische nood of geen contact met een vermiste deelnemer binnen 30 minuten.
15Sponsors. Help mensen herinneren
De Volgende Ronde is ook een sponsoractie voor de Bas van Goor Foundation. Tot nu toe staat de teller op €1.785. Doel: minimaal €3.000, stretchdoel €5.000.
€100
Per mijlpaal · vier het
💛 Jouw rol als vrijwilligerDeelnemers zijn druk met rennen, eten en rusten. De sponsoractie vergeten ze makkelijk. Help ze herinneren. Op een nuchtere, niet-pusherige manier. Vooral bij mijlpalen (€2.000, €2.500, €3.000) is het slim om in de WhatsApp-groep te delen.
Concrete acties
- Tussen rondes, als iemand op zijn telefoon zit: "Heb je al een story gedeeld? Linkje doorgestuurd naar je familie?"
- Bij een nieuwe mijlpaal: deel het in de groep. "We zitten nu op €2.300! Wie helpt mee naar de €3.000?"
- Voor lopers in de mentale dip (03:00–06:00): een update over een nieuwe donatie kan een echte boost zijn. "Iemand heeft net €50 gestort terwijl jij in de nacht aan het lopen bent."
- Finishers & supporters: iedereen die zaterdag komt kijken kan ter plekke nog doneren of delen.
👉 Sponsorlink: crossfitleiden.com/nl/events/de-volgende-ronde/sponsor
Veiligheid eerst.
Plezier op twee. Perfectie pas op drie.
Het systeem is bewust simpel gehouden. Als je twijfelt. Vraag het de Lead Vrijwilliger.
Bedankt voor je hulp. Zonder vrijwilligers geen DVR.